Zo werkt het
U kiest één werkproces. Ik reken het helemaal door. U krijgt een document dat u houdt, wat u daarna ook besluit.
De meeste bedrijven van uw omvang hebben wel iemand die de computers draaiend houdt, of een leverancier die dat doet. Wat bijna niemand heeft, is iemand wiens taak het is om het werk zélf kleiner te maken. Dat is het gat dat de audit vult, en die begint bij één proces, niet bij uw hele bedrijf.
Wat de audit is
U kiest één werkproces dat zwaarder voelt dan het zou moeten: dat wat drie mensen aanraken voordat het af is, de cijfers die uit het ene systeem in het andere worden overgetypt, de aanvraag die in een inbox blijft liggen tot er tijd voor is. Dat ene proces neem ik en reken ik door, van de eerste stap tot de laatste, in ongeveer een week.
Het is geen scan van uw hele bedrijf, en het is geen strategieplaat. Het is één werkproces, op papier, met een bedrag ernaast.
Het document dat u krijgt
Aan het eind heeft u een kort document. Zes onderdelen, geen opvulling:
- De samenvatting. Uw situatie in gewone woorden, wat ik voorstel, en wat het naar verwachting oplevert. Eén pagina, leesbaar voor iemand die er niet bij was.
- Hoe het nu loopt. De echte stappen, wie elke stap doet, en waar het werk blijft liggen of met de hand opnieuw wordt ingevoerd.
- Wat het u nu kost. In uren per week en euro's per maand, met uw cijfers, niet de mijne. Dit is het deel dat u vertelt of het überhaupt de moeite waard is om op te lossen.
- Wat ik voorstel. De oplossing, concreet: welke tools, wat er aan wat gekoppeld wordt, en wat er verandert voor de mensen die het werk doen. Vaak is dat geen AI.
- Het plan. In fases, elk met iets werkends dat u ziet, zodat u nooit wordt gevraagd een belofte te geloven die u niet kunt controleren.
- Wat het oplevert. Uren en euro's bespaard, en na hoeveel maanden het zichzelf heeft terugverdiend. Bewust aan de voorzichtige kant.
Dit document houdt u, of u mij nu iets laat bouwen of niet. Is het eerlijke antwoord dat het proces prima is zoals het is, dan staat dat er ook in, en dan heeft u nog steeds iets geleerd dat het weten waard was.
Als u besluit het te laten bouwen
Dan wordt het document het plan, en dan loopt de bouw zoals ik altijd heb gewerkt:
- Vaste prijs, afgesproken voordat ik begin. Geen offerte van tien pagina's, maar een paar regels die we allebei begrijpen. Loopt het uit, dan is dat mijn probleem, niet uw rekening.
- Gebouwd in fases, elk met een controle. Na elke fase staat vast of het klopt. Niet "het zou moeten werken", maar aantoonbaar: het cijfer klopt, de pagina laadt, de mail komt aan. Een fase die niet klopt, gaat niet door naar de volgende.
- Aantoonbaar werkend voordat er iets omgaat. Het nieuwe draait en is gecontroleerd terwijl het oude nog gewoon werkt. Pas als het aantoonbaar doet wat het moet doen, gaat de schakelaar om. En dat moment bepaalt u, niet ik.
Dit is geen methode die ik voor deze website heb bedacht.
Deze zomer heb ik twee praktijken van gedeelde hosting naar een eigen server verhuisd, waar ik ze nu draai. Het plan stond eerst op papier: elke fase met een eigen controle, en een harde stop vlak voor het onomkeerbare moment. Beide sites draaiden compleet en gecontroleerd op de nieuwe server voordat er ook maar iets werd omgezet. De eigenaren kozen het moment zelf.
Dat is geen bescheidenheid. Zo voorkom je dat een verhuizing een avond kost in plaats van een minuut.
En daarna: ik kijk mee zonder dat u het merkt
Op alles wat ik draai staat monitoring. Elke minuut een controle: doet de site het nog, doet de mail het nog, is er ruimte op de schijf. Gaat er iets mis, dan krijg ik meteen een bericht op mijn telefoon, meestal voordat u het doorheeft.
Bij mijn oudste gemeten klant draait dat al jaren zo. Het afgelopen jaar was hun hele omgeving 99,86% van de tijd bereikbaar. Dat is geen belofte uit een brochure, dat is wat de monitoring zegt, en ik kan het u laten zien.